Shopify apskaita Lietuvoje: sąskaitos, likučiai ir ERP

Kokio Shopify apskaitos sprendimo jums reikia?

1. Tik PDF sąskaita: tinka, kai užsakymų nedaug, nėra kelių kanalų ar sandėlio sinchronizacijos, o buhalteris patvirtino dokumento rekvizitus, numeraciją ir koregavimą.
2. Vienkryptė integracija Shopify → apskaita: tinka, kai Shopify priima užsakymus, o apskaitos sistema kuria oficialius pardavimo ir kreditinius dokumentus. Likučiai lieka Shopify arba tvarkomi rankiniu būdu.
3. Dvikryptė ERP integracija: reikalinga, kai ERP valdo prekes, kainas, sandėlius ar likučius, o į Shopify grąžina parduodamą kiekį, pristatymo ir kartais dokumento informaciją.
4. Individuali API jungtis: pagrįsta, kai paruošta jungtis neapima jūsų kanalų, laukų ar procesų. Jai reikia nuolatinės priežiūros, o ne vienkartinio duomenų importo.

Ką gali Shopify sąskaita ir ko ji neišsprendžia?

Shopify gali generuoti PVM sąskaitų PDF reikalavimus atitinkantiems užsakymams, pristatomiems į ES arba JK. Tam parduotuvėje turi būti įjungtos PVM sąskaitos, užsakymui turi būti apskaičiuotas PVM, jis turi būti pateiktas per Shopify atsiskaitymą, o ne trečiosios šalies kanalą. PDF rodomas užsakymo būsenos puslapyje, tačiau automatiškai el. paštu nesiunčiamas.

Shopify taip pat leidžia spausdinti užsakymo dokumentus, o oficiali Order Printer programėlė suteikia pritaikomus sąskaitų ir kitų dokumentų šablonus. Vis dėlto gražus PDF nėra apskaitos integracija: jis pats nesukuria suderinto įrašo apskaitos sistemoje, neįrodo teisingos lietuviškos numeracijos ir neišsprendžia kreditinių dokumentų bei likučių.

VMI PVMĮ 80 straipsnio komentare nurodo, kad PVM sąskaitoje turi būti jos data, serija ir numeris, pardavėjo bei, kai taikoma, pirkėjo PVM kodai ir kiti privalomi duomenys. Numeris turi būti didėjančios sekos, o tos pačios serijos ir numerio derinys — unikalus.

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Praktinė taisyklė: Shopify užsakymo ID ir matomą užsakymo numerį saugokite kaip ryšio raktus, o PVM sąskaitos seriją ir numerį generuokite vienoje patvirtintoje dokumentų sistemoje. Antroje sistemoje saugokite tik nuorodą į tą dokumentą.

Vienkryptis ar dvikryptis Shopify apskaitos srautas?

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Dvikryptis nereiškia, kad visi laukai turi judėti abiem kryptimis. Saugesnė schema kiekvienam objektui nustato vieną rašymo kryptį: pavyzdžiui, užsakymas keliauja iš Shopify į ERP, likutis — iš ERP į Shopify, o siuntos sekimo numeris — iš ERP arba sandėlio į Shopify.

Kokios apskaitos ir ERP jungtys oficialiai dokumentuotos?

Toliau pateikti pavyzdžiai rodo skirtingas apimtis, o ne „geriausių sistemų“ reitingą. Programos egzistavimas dar neįrodo, kad ji apims jūsų PVM, grąžinimų, kelių sandėlių ir numeracijos scenarijus.

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Site.pro viešas aprašymas, Rivile ERP Shopify gidas ir Microsoft jungties apžvalga patvirtina tik viešai nurodytą apimtį. Prieš sutartį paprašykite konkretaus laukų, grąžinimų, kelių sandėlių, kainos, palaikymo ir atsakomybės aprašo.

Kaip nustatyti „source of truth“?

„Source of truth“ yra vienintelė sistema, kurioje konkretus laukas laikomas galutiniu. Skaityti tą patį lauką gali kelios sistemos, bet jį savarankiškai perrašyti turi tik viena.

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Shopify API dokumentacija absoliučiam likučio nustatymui tiesiogiai rekomenduoja naudoti inventorySetQuantities tik sistemos, kuri veikia kaip likučių šaltinis, vardu. Jei kiekius vienu metu keis Shopify, ERP ir dar viena programėlė, net techniškai sėkmingi atnaujinimai gali sukurti neteisingą parduodamą kiekį.

Kokius laukus būtina susieti?

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Į žemėlapį pridėkite pavyzdines reikšmes, privalomumą, kryptį, transformavimo taisyklę, klaidos tekstą ir atsakingą žmogų. Tada jį raštu patvirtina techninė komanda ir buhalteris — kiekvienas tik savo atsakomybės dalį.

Kaip turi veikti klaidų eilė ir sutikrinimas?

Individuali jungtis neturėtų iš karto kurti sąskaitos webhook užklausos metu. Saugiau įvykį greitai priimti, patikrinti jo parašą, įrašyti į eilę ir apdoroti atskirai. Shopify nurodo, kad įvykiai gali dubliuotis, ateiti ne eilės tvarka, o vien webhooks nėra garantuotas sutikrinimo šaltinis.

1. Gauta: įrašomas Shopify parduotuvės, įvykio, užsakymo ir API versijos identifikatorius.
2. Patikrinta: patvirtinamas parašas, leidimai, privalomi laukai ir ar įvykis dar neapdorotas.
3. Apdorota: išsaugomas sukurtos sąskaitos, mokėjimo, nurašymo ar siuntos ID.
4. Kartojama: laikina tinklo ar sistemos klaida kartojama su tuo pačiu idempotentiškumo raktu.
5. Reikia žmogaus: PVM, SKU, kliento, datos ar sumos neatitikimas priskiriamas atsakingam žmogui.
6. Uždaryta: pataisius priežastį įvykis pakartojamas, o rezultatas sutikrinamas su abiem sistemomis.

Klaidos įraše turėtų būti bent Shopify ID, tikslinė sistema, veiksmas, bandymų skaičius, paskutinis klaidos kodas, pirmo ir paskutinio bandymo laikas, susijęs dokumento ID, būsena ir atsakingas žmogus. PVM duomenų neatitikimo negalima automatiškai „pataisyti“ spėjimu.

Jungties savininkas taip pat turi sekti API versijas. Shopify stabilias API versijas leidžia kas ketvirtį ir palaiko mažiausiai 12 mėnesių, todėl „paleista ir pamiršta“ integracija ilgainiui tampa rizika.

Kokius Shopify apskaitos scenarijus būtina ištestuoti?

Testuokite atskiroje aplinkoje arba su aiškiai pažymėtais bandomaisiais duomenimis. Kiekvienam scenarijui iš anksto užrašykite laukiamą Shopify būseną, apskaitos dokumentą, likučio pokytį, mokėjimo įrašą ir klaidos eigą.

• Lietuvos B2C užsakymas su pristatymu, nuolaida ir patvirtintu standartiniu PVM tarifu.
• Lietuvos B2B užsakymas su įmonės duomenimis ir PVM kodu.
• Kitos ES šalies B2C ir B2B scenarijai su buhalterio patvirtintu PVM / OSS arba atvirkštinio apmokestinimo rezultatu.
• Užsakymas su dviem prekėmis, kurioms taikomos skirtingos patvirtintos PVM grupės.
• Dalinis grąžinimas su prekės grįžimu į sandėlį ir be jo; pilnas grąžinimas; atšaukimas iki išsiuntimo.
• Nesėkmingas mokėjimas, vėlesnis sėkmingas bandymas ir išmokos sudengimas su banku.
• Užsakymo pakeitimas po pirmo importo: kiekis, adresas, nuolaida arba pristatymo kaina.
• Dublikuotas ir ne eilės tvarka gautas įvykis — neturi atsirasti antra sąskaita ar antras nurašymas.
• Nerastas SKU, pasikartojantis SKU, trūkstama Shopify lokacija ir uždrausta API teisė.
• Vienu metu pakeistas likutis dviejose sistemose ir bandymas parduoti paskutinį vienetą dviejuose kanaluose.
• Kita valiuta, apvalinimo skirtumas ir sutarta leistina sumų tolerancija.
• Sąskaitos generavimo klaida numeravimo metu — po pakartojimo numeris turi likti unikalus, ryšys su užsakymu aiškus.

Po funkcinio testo atlikite vieno laikotarpio sutikrinimą: Shopify bendrasis pardavimas, nuolaidos, pristatymas, PVM, grąžinimai, mokėjimo teikėjo komisiniai, neto išmoka, bankas, apskaitos pardavimai ir likučio judėjimai turi paaiškinti vieni kitus.

Kas už ką atsako?

Lentelę telefone galite slinkti horizontaliai.

Priėmimo akte įrašykite ne tik „integracija veikia“, bet ir konkrečius srautus, išimtis, stebėseną, reakcijos laiką, rankinius veiksmus, API atnaujinimų savininką ir kas po paleidimo atsako už periodinį sutikrinimą.

Dažniausi klausimai apie Shopify apskaitą

Ar Shopify automatiškai išrašo PVM sąskaitas faktūras?

Shopify gali automatiškai sugeneruoti PVM sąskaitos PDF reikalavimus atitinkantiems ES ir JK paskirties užsakymams, kai įjungta ši Shopify Tax funkcija. Dokumentas rodomas užsakymo būsenos puslapyje, bet automatiškai el. paštu nesiunčiamas. Ar jo rekvizitai, numeracija ir koregavimo eiga tinka jūsų Lietuvos apskaitai, turi patvirtinti buhalteris.

Kada Shopify apskaitai pakanka vienkryptės integracijos?

Vienkryptės Shopify → apskaitos integracijos dažnai pakanka, kai Shopify yra vienintelis pardavimo kanalas, likučiai valdomi Shopify, o apskaitos sistemoje reikia sukurti pardavimo ir koregavimo dokumentus. Jei ERP turi valdyti likučius, kainas, klientus ar pristatymus, reikalingas aiškiai apribotas dvikryptis srautas.

Kuri sistema turi būti prekių likučių šaltinis?

Vieno kanalo ir vieno sandėlio parduotuvėje likučių šaltinis gali būti Shopify. Kai tuos pačius likučius naudoja keli kanalai, sandėliai, POS ar pirkimų procesas, šaltiniu dažniausiai tampa ERP arba sandėlio sistema, o į Shopify siunčiamas tik parduodamas kiekis. Sprendimą reikia užrašyti kiekvienai lokacijai ir neleisti abiem sistemoms savarankiškai perrašyti to paties kiekio.

Ar Shopify užsakymo numerį galima naudoti kaip sąskaitos numerį?

Shopify užsakymo numerį saugokite kaip išorinį ryšio identifikatorių, tačiau nelaikykite jo PVM sąskaitos numeriu nepatvirtinę numeravimo politikos. VMI nurodo, kad PVM sąskaitos serijos ir numerio derinys turi būti unikalus, o numeris — didėjančios sekos. Patikimiausia numerį generuoti vienoje apskaitos arba ERP sistemoje ir ryšį su Shopify užsakymu saugoti atskirame lauke.

Ką daryti nepavykus Shopify ir apskaitos sinchronizacijai?

Nepavykusį įvykį palikite klaidų eilėje su Shopify užsakymo ID, bandymo laiku, klaidos kodu ir atsakingu žmogumi. Ištaisę priežastį kartokite tą patį idempotentišką veiksmą, kad nesukurtumėte antros sąskaitos ar antro nurašymo. Be to, periodiškai sutikrinkite Shopify ir apskaitos duomenis, nes vien webhook pranešimais pasikliauti nerekomenduojama.

Pradėkite nuo srauto, ne nuo programėlės

Jei jums reikia tik pirkėjui pateikti dokumentą ir užsakymų nedaug, pirmiausia patikrinkite Shopify PVM sąskaitos arba sąskaitų programėlės procesą su buhalteriu. Jei apskaitoje turi automatiškai atsirasti pardavimas ir kreditinis dokumentas, rinkitės vienkryptę jungtį su aiškiu grąžinimų procesu. Jei keli kanalai dalijasi tais pačiais likučiais, ERP turi tapti jų šaltiniu, o dvikryptė integracija — būti padalyta į vienareikšmes rašymo kryptis.

Prieš prašydami pasiūlymo paruoškite vieno užsakymo, dalinio grąžinimo, dviejų lokacijų ir vienos klaidos pavyzdžius. Su jais galima patikrinti, ar teikėjo jungtis tikrai apima jūsų darbą, ar reikia papildomos konfigūracijos arba individualios API dalies.

Jei norite suplanuoti šį techninį srautą, peržiūrėkite Shopify integracijų paslaugą arba atsiųskite savo sistemų ir procesų aprašą. PVM ir apskaitos sprendimus į vertinimą įtraukite tik su savo buhalterio patvirtinimu.